Hệ thống UCHI là gì? Những điều QHKH & HTTD cần phải biết

Trong quá trình thực hiện các Giao dịch mua bán nhà đất (với vai trò của Người Mua); hoặc quá trình Thẩm định các khoản vay Mua nhà đất (với vai trò của Ngân hàng); rất nhiều trường hợp chúng ta phải giải đáp các vấn đề thắc mắc xoay quanh việc thẩm định tài sản đảm bảo. Để giải quyết những vấn đề ấy; một hệ thống với tên gọi hệ thống UCHI được xây dựng và vận hành. Cùng UB Academy tìm hiểu về hệ thống này trong bài viết dưới đây. 

Vấn đề đặt ra?

(1) Đa số các địa phương chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu thông tin về bất động sản; chưa có sự kết nối, chia sẻ thông tin bài bản giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau; và giữa các tổ chức hành nghề công chứng với văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất về tài sản giao dịch. Chưa tạo được cơ chế liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng; cơ quan thuế; cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm; văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và nhà khi thực hiện các thủ tục hành chính đối với các giao dịch về bất động sản.

Điều này dẫn đến xảy ra tình trạng rủi ro trong hoạt động công chứng như một tài sản giao dịch nhiều lần được công chứng ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau.

(2) Thực tế đã phát sinh nhiều trường hợp:

Một tài sản có thể được giao dịch Công chứng nhiều lần ở những Văn phòng khác nhau gây tổn thất về kinh tế; và ảnh hưởng tới uy tín các bên liên quan. Việc tra cứu, báo cáo, thống kê hợp đồng, giao dịch ở các tổ chức hành nghề Công chứng vẫn đang thực hiện một cách thủ công; gây tốn kém nguồn lực, thời gian mà hiệu quả đem lại không cao.

(3) Trước đây, khi quyết định thực hiện một hợp đồng, giao dịch, người dân hoàn toàn không có thông tin về tài sản; hoặc có thông tin nhưng không chính xác dẫn đến họ có thể bị lừa… Việc xây dựng cơ sở dữ liệu về công chứng sẽ góp phần quan trọng để giải quyết những khó khăn này.

Giải pháp là gì?

Rõ ràng, với các vấn đề trên; chúng ta cần Xây dựng cơ sở dữ liệu chung về công chứng để ngăn chặn rủi ro trong giao dịch.

Để góp phần bảo đảm an toàn pháp lý; hạn chế rủi ro cho việc công chứng các hợp đồng; UBND thành phố Hà Nội cho biết đã chỉ đạo Sở Tư pháp; Hội Công chứng thành phố Hà Nội; và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố xây dựng Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

Chương trình được xây dựng với mục đích hạn chế việc thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với một tài sản; hạn chế việc công chứng đối với giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất đã có quyết định thu hồi, đã bị hủy, đã bị mất…; hạn chế việc sử dụng văn bản công chứng giả tham gia giao dịch, đăng ký biến động, đăng ký giao dịch bảo đảm…

Như vậy, một cách đơn giản, với chương trình nói trên, thay vì người dân phải tự tìm hiểu thông tin với tài sản mình cần giao dịch; thì nay chỉ bằng thao tác đơn giản; Công chứng viên sẽ giúp họ có thông tin chính xác về việc đó. Với chương trình này, người dân có thể hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch mà không lo bị lừa do thiếu thông tin.

Thêm nữa, phần mềm ngăn chặn rủi ro (dùng nội bộ) được cập nhật hàng ngày. Trong tương lai, phần mềm này được kết nối trong toàn hệ thống; chia sẻ với các ngành như Tài nguyên và Môi trường và các ngành khác có liên quan để sử dụng chung. Cùng với phần mềm có tác dụng công khai, minh bạch tình trạng pháp lý của tài sản; Công chứng viên sẽ giúp người dân sàng lọc các giao dịch hợp pháp.

Hệ thống UCHI là gì?

Phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn (UCHI) là hệ thống phần mềm chạy trên Web; có khả năng kết nối từ xa và được thiết kế trên hệ thống Cơ sở dữ liệu mạnh; lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. Hệ thống UCHI được tích hợp cả việc tra cứu dữ liệu ngăn chặn và quản lý hợp đồng công chứng phục vụ cho các tổ chức hành nghề Công chứng; hỗ trợ cho người dùng toàn bộ các thao tác từ việc tiếp nhận dữ liệu ngăn chặn; tra cứu dữ liệu ngăn chặn, tra cứu thông tin lịch sử giao dịch tài sản; tiếp nhận thông tin hợp đồng, giao dịch, in ấn các báo cáo thống kê về hợp đồng, giao dịch.

View attachment 11429

Các tính năng cơ bản của hệ thống UCHI

Việc chia sẻ thông tin dữ liệu ngăn chặn, thông tin lịch sử giao dịch của tài sản là xu thế chung của tất cả các tổ chức hành nghề công chứng; phần mềm hệ thống UCHI đã được thiết kế sẵn sàng cho việc thay đổi mở rộng sau này.

Phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI đã được Sở Tư pháp Hà Nội; các sở tư pháp các tỉnh và hơn 200 VPCC trên cả nước đánh giá là một phần mềm hiệu quả, hữu ích và lựa chọn là sản phẩm ứng dụng triển khai tại Sở Tư pháp và các tổ chức công chứng trên địa bàn thành phố.

Các đối tượng sử dụng hệ thống UCHI

Các đối tưởng sử dung phần mềm hệ thống UCHI bao gồm: Sở Tư pháp và các Tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước.

Hiện nay phần mềm UCHI đã được triển khai ở 7 tỉnh thành; và trên hơn 200 Tổ chức công chứng trên cả nước bao gồm: Hà Nội; Cần Thơ; Tuyên Quang; Vĩnh Phúc; Vũng Tàu; Sóc Trăng; Hưng Yên.

Vấn đề còn tồn đọng?

Theo báo cáo tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp cũng cho biết; Việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về công chứng (cơ sở dữ liệu thông tin ngăn chặn; thông tin về hợp đồng; giao dịch liên quan đến bất động sản đã công chứng; cơ sở dữ liệu thông tin chung về bất động sản) tại nhiều địa phương chưa được quan tâm triển khai thực hiện. Nghĩa là, ngoài các tỉnh thành đã được liệt kê áp dụng UCHI phía trên; các tỉnh thành khác vẫn đang thực hiện thủ công; hoặc sử dụng các phần mềm hệ thống không nhất quán.

Bởi vậy, ngoài việc tăng cường phối hợp giữa các cơ quan liên quan; về lâu dài, Bộ Tư pháp cho rằng cần đầu tư cho việc nghiên cứu xây dựng; và quản lý cơ sở thông tin về các giao dịch; hợp đồng đã thực hiện công chứng trong phạm vi địa phương; dữ liệu thông tin ngăn chặn về giao dịch bất động sản; thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với cơ quan đăng ký bất động sản và các cơ quan, tổ chức có liên quan; nhằm để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch về bất động sản đã công chứng.

Đồng thời, cần ban hành Quy chế khai thác; sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trong phạm vi của địa phương; nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động công chứng; bên cạnh đó, tiến tới nối mạng toàn quốc để tăng cường tính chuyên nghiệp, hiệu quả và an toàn của hoạt động công chứng.

Với chuyên viên Quan hệ Khách hàng & Hỗ trợ tín dụng

Tất nhiên, trên thực tế, có rất nhiều kênh để kiểm tra thông tin như: Tra cứu thông tin CIC về Tài sản bảo đảm. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng, trong rất nhiều trường hợp; việc phối hợp với các Phòng Công chứng/VP Công chứng giúp cho Ngân hàng giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình nhận Tài sản bảo đảm.